Cruscotto HR: Il costo del personale nel Turnaround (parte 1 di 6)

Il Cruscotto HR: Perché nel Turnaround management è importante monitorare adeguatamente il costo del personale e come avviene il monitoraggio?

Il personale rappresenta per la maggior parte delle aziende un costo significativo e pertanto va monitorato attentamente. Inoltre è un costo il cui controllo non è immediato, ma richiede tempi relativamente lunghi per essere diminuito e quindi eventuali variazioni non desiderate vanno colte in anticipo per avere il tempo di gestirle.

Per monitorare adeguatamente il costo del personale si deve procedere partendo da un budget analitico e mensilizzato, infatti alcuni elementi del costo hanno caratteristiche “stagionali” come ad esempio gli accantonamenti  ferie e permessi che rappresentano mediamente il 7-8% del costo totale.

Ecco le 3 fasi del processo di gestione del personale:

Fase 1: Definizione del budget o revisione del consuntivo anno precedente

Il punto di partenza nella gestione del personale è la costruzione del budget che può essere costruito da zero o si possono utilizzare i dati di consuntivo dell’anno precedente.

a) il costo del personale è compatibile con le previsioni di ricavi dell’anno?

b) che grado di elasticità rispetto al budget hanno gli elementi variabili:

• quanto costo degli straordinari può essere sostenuto?
• i premi variabili sono direttamente proporzionali rispetto al raggiungimento degli obiettivi di margine/ebitda dell’azienda?
• Qual è l’accantonamento ferie compatibile con il budget?
• ci sono accantonamenti ferie degli anni precedenti che possono essere smaltiti nell’anno per abbassare il costo del personale?
• decidere se gli eventuali incrementi previsti dal ccnl vanno assorbiti nei superminimi o meno?

c) incentivi e decontribuzioni.

Verificare a quali incentivi e decontribuzioni si è ricorso nell’anno mappare quali incentivi o decontribuzioni sono ancora disponibili o potranno essere disponibili nell’anno anche se non abbiamo una chiara idea delle assunzioni che andremo a fare è utile avere presente quali opzioni sono disponibili e verificare la possibilità di utilizzo nel momento in cui si pianifica una assunzione

d) utilizzo lavoro somministrato

Se si è fatto ricorso al lavoro somministrato stimare il costo extra rispetto ad un addetto assunto normalmente; alla luce del costo sostenuto valutare se le esigenze che ne hanno determinato l’uso sono ancora valide.

Fase 2: Verifica mensile dei dati relativi al personale

I dati mensili vengono confrontati mensilmente e confrontati con il dato dell’anno precedente (o con il budget dell’anno).
Sotto un esempio di tabella che si può utilizzare a tale scopo.

	Mensile			Cumulato
	Importo	Anno precedente	variazione	Importo	Anno precedente	variazione
Straordinari e maggiorazioni
Superminimo
Accordi aziendali su minimi
Minimi ccnl
Totale 1
Saldo accantonamenti  ferie  permessi maturati e non goduti
Totale 2
Premi aziendali da accordi integrativi (incluso welfare az)
Importo benefit (auto assicurazioni, ticket ecc)
Premi variabili individuali
Totale 3
Costi somministrazione lavoro
Totale 4

Note:

1. Se significativi si possono aggiungere delle righe relative ai rimborsi spese.
2. Alcuni costi sono determinabili in maniera puntuale mese per mese mentre per altri, in genere i bonus e premi aziendali, va previsto un accantonamento mensile che può essere fatto basandosi su una previsione di erogazione a fine anno.

Fase 3: Interpretazione dei dati relativi ai costi del personale

Il costo del personale potrà variare rispetto a quanto previsto e questo va letto:

a) in funzione dell’andamento dei ricavi che possono variare in funzione dell’andamento della domanda.

Maggiori costi del personale	2) Verificare se incremento costi del personale è adeguato a incremento ricavi	1) Intervento urgente
Minori costi del personale	3) OK	2) Verificare se diminuzione costi del personale è adeguato a decremento ricavi
	Ricavi superiori	Ricavi inferiori

b) a livello di reparto – centro di costo per valutare eventuali differenze e situazioni particolari

Il Cruscotto HR: Quali azioni intraprendere nella gestione del personale

1. Ricavi inferiori: costo del personale più alto.

È la situazione più complessa. Escludendo errori in fase di budget possiamo trovarci in due situazioni:

• il personale è impegnato maggiormente perché stiamo lavorando per dei ricavi futuri che non si sono ancora manifestati, ovvero ci troviamo in una fase transitoria che rientrerà in breve tempo;
• abbiamo un problema serio di efficienza o produttività che probabilmente può essere risolto solo con interventi strutturali che modifichino procedure e processi che evidentemente sono inefficienti e probabilmente si dovrà riconsiderare se l’organico aziendale o di qualche reparto è adeguato alla situazione. Va detto che in questa situazione la rapidità di esecuzione è fondamentale per evitare che ogni mese successivo ci si trovi nella medesima situazione.

2. Ricavi inferiori o superiori: costo del personale inferiore o superiore

In generale abbiamo una buona variabilità del costo del personale che ha permesso all’azienda di adeguare i propri costi alla situazione.

Valuteremo:

• la transitorietà della situazione per capire se la variabilità costi/ricavi può essere mantenuta anche nei mesi successivi;
• analizzeremo la performance dei costi dei vari reparti per capire dove questa variabilità si è manifestata e per quale motivo;
• in funzione della proporzionalità costi ricavi valuteremo se dobbiamo ulteriormente spingere per diminuire i costi (meno straordinari più ferie ecc) o viceversa se rischiamo di andare in affanno perché il personale nonostante straordinari non riuscirà a seguire l’incremento della domanda;

3. Ricavi superiori: costo del personale in diminuzione

Questa situazione per certi versi imprevedibile rappresenta una grande opportunità. La produttività è aumentata in maniera significativa e va analizzato e compreso il motivo.

• Sono stati introdotti nuovi processi?
• diminuzioni dell’organico non previste (dimissioni non rimpiazzate) non hanno impattato la produttività del reparto/azienda?
• le lavorazioni si sono concentrate su prodotti a maggiore valore aggiunto e minore assorbimento di manodopera?
• ecc ecc

Una volta individuato il motivo o i motivi che hanno determinato questa situazione abbiamo determinato una strategia vincente che deve essere quanto più replicata e diffusa in modo da generare ulteriori miglioramenti dell’efficienza.

di Leonardo Cullurà
Turnaround Temporay Manager HR

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