Cruscotto HR: L’assenteismo (parte 2 di 6)

Dopo aver parlato di come valutare e ridurre il costo del personale nel turnaround, proseguiamo con il 2° indicatore del cruscotto HR.

“L’assenteismo” termometro dell’azienda.

Quando si parla di assenteismo è automatico collegarlo a problemi aziendali di varia natura. Intanto è importante qualificare e determinare il “vero” assenteismo ossia quello che crea sicuramente dei costi extra certi:

• un aumento dell’utilizzo di lavoro straordinario,
• godimento di meno ferie e permessi da parte dei lavoratori presenti con conseguente crescita degli accantonamenti di fine anno e delle liquidazioni ferie in caso di dimissioni,
• un aumento di lavoratori temporanei
• maggiori costi “nascosti” dovuti a:
  • minore efficienza dei processi
  • mancanza di professionalità importanti nel processo produttivo
  • scarso impegno e motivazione a seguire le direttive

Come misurare l’assenteismo del personale?

Forniamo qui di seguito una tabella che riassume i parametri da monitorare su base mensile e le loro modalità di calcolo. In mancanza di un gestionale si può richiedere tali informazioni al vostro consulente che gestisce le buste paga.

#	Titolo	Formula	Info fornite
A	Ore effettive di lavoro	rapporto tra le ore teoricamente lavorabili, dato dal n° di FTE (full time equivalent) moltiplicato per il n° di giorni e per l’orario di lavoro giornaliero e ore lavorate	Rappresenta il grado di utilizzo massimo della capacità lavorativa complessiva.
B	Ore effettive medie di lavoro	rapporto tra le ore teoricamente lavorabili meno ferie e permessi e ore lavorate	Rappresenta il grado di utilizzo effettivo medio della capacità lavorativa. Verifica se le ferie sono distribuite correttamente
C	Assenteismo	rapporto tra le ore teoricamente lavorabili meno ferie e permessi, maternità  aspettative e ore lavorate	Rappresenta il dato dell’assenteismo normale
D	Assenteismo b	rapporto tra le ore teoricamente lavorabili meno ferie e permessi, maternità  aspettative e malattie di lunga durata e ore lavorate	Rappresenta il dato dell’assenteismo eventualmente comprimibile
E	Costo assenteismo breve	le malattie inferiori ai tre giorni, normalmente sono quelle il cui costo è interamente a carico dell’azienda perchè non sorpassano il periodo di carenza, dopo il qual interviene l’INPS.	La parte di malattia che è totalmente a carico dell’azienda e che costituisce il principale “costo sommerso aziendale”
F	Assenteismo opportunistico	le malattie che cadono nei giorni immediatamente precedenti o successivi a week end, o riposi settimanali nel caso il processo di lavorazione si svolga su 7 giorni, o festività;	Possibile assenteismo opportunistico
G	Grado di concentrazione assenteismo	lista dei principali “assenteisti” al netto sempre di maternità aspettative e infortuni e vedere nel mese quanto sia il loro contributo al totale delle assenze. Rapporto rispetto al totale assenze.	Grado di concentrazione dell’assenteismo.

Come leggere i dati sull’assenteismo del personale?

La lettura dei dati va fatta tenendo in considerazione i seguenti aspetti:

• Il dato è crescente, stabile o in calo?
  Nella tabella di dati va riportato il dato storico dei precedenti 12 mesi, per capire come si sta evolvendo il fenomeno.
• il dato è uguale per tutti i reparti o è concentrato in alcune persone?
  I dati andrebbero letti suddivisi per aree, in modo da identificare se dato è comune per tutta l’azienda o è concentrato in alcune aree che evidentemente hanno delle criticità specifiche.
• sovrapporre il dato dell’assenteismo ai dati di produzione e di criticità del processo produttivo. Ci serve per identificare in maniera più puntuale i costi legati all’assenteismo, in questo caso mancata produzione che potrebbe significare meno ricavi o penali per mancate consegne o costi legati a problemi che si sarebbero potuti evitare con le risorse adeguate
• sovrapporre il dato dell’assenteismo al costo degli straordinari e dell’utilizzo di lavoro interinale. Ci da l’idea di quanto di questi costi si sarebbero potuti evitare con un tasso di assenteismo inferiore

Come ridurre l’assenteismo del personale?

a questo punto possiamo trovarci sostanzialmente in quattro situazioni come identificate dalla matrice sottostante. Tali situazioni possono come abbiamo detto sopra essere viste sia complessivamente per l’azienda che per  reparti ed il dato va inquadrato tenendo presente il trend degli ultimi mesi.

Assenteismo alto	Siamo sulla strada giusta	Intervento urgente
Assenteismo basso	OK	Attenzione
	Trend decrescente	Trend crescente

Le azioni che andremo ad intraprendere dipenderanno dalla valutazione se l’assenteismo è dato da:

1. comportamenti opportunistici, ovvero si sfrutta la possibilità di usufruire di “vacanze extra” per fini personali.
   In questo caso le azioni dell’azienda non possono prescindere da azioni disciplinari. Tali azioni disciplinari possono avere diversi gradi di gravità a seconda della situazione e della strategia che si intende utilizzare per limitare il fenomeno.
   Se ci si trova in questa situazione l’approccio è di procedere rapidamente ed in maniera decisa ove si presenti l’opportunità in modo che l’azione dell’azienda sia anche un chiaro messaggio.
   Parte della strategia può essere preceduta da alcuni passaggi più soft come ad esempio  comunicazione sia ai sindacati che l’azienda ritiene di avere un problema di assenteismo e che si adopererà per risolverlo oppure il colloquio con “opinion leader” aziendali che possono sia veicolare in maniera indiretta il messaggio che costruire una base di consenso per le azioni disciplinari che si andranno ad intraprendere in modo da evitare contraccolpi sul clima aziendale. Non è infrequente che il clima aziendale, in particolare in quei casi in cui il fenomeno dell’assenteismo è concentrato su un numero relativamente piccolo di “furbi”.
2. clima di sfiducia o protesta, il personale non capisce perché si debba cambiare rispetto a come “è sempre stato fatto”, non vede gli obiettivi futuri o ha paura di non essere adeguato o di essere superfluo rispetto alla nuova direzione aziendale.
   Oppure reagisce a situazioni particolarmente tese o conflittuali, queste ultime situazioni di solito si manifestano solo all’interno di specifiche aree o reparti e mediamente hanno a che fare con la leadership del reparto/area.
   Il dissenso o la protesta si manifestano rimanendo a casa al minimo indizio di malore o meno.

Il tipo di interventi in questo caso è decisamente più “soft” e sono fondamentalmente basati sulla comunicazione interna.

I canali che possiamo usare sono:

• la comunicazione attraverso i sindacati
• comunicazioni a tutta l’azienda
• comunicazioni individuali ad opinion leader
• formazione ed aggiornamento
• seminari o riunioni per specifici target della popolazione aziendale (ad esempio dirigenti, quadri, impiegati con funzioni direttive)

Tali interventi saranno mirati a fare chiarezza, dissipare dubbi e incertezze, far emergere e se possibile risolvere situazioni conflittuali. In generale, anche se la situazione aziendale è incerta, una comunicazione interna chiara e diretta sortisce effetti migliori del nascondere fatti o situazioni dannose.

Vuoi saperne di più sulla gestione dell’assenteismo del personale?